Ook ‘zachte’ kant van bedrijfsvoering ondersteunen

Regionale aanpak leidt tot tastbare resultaten in Noord-Limburg

In Noord-Limburg vliegt regio-organisatie Cohesie de facilitaire ondersteuning van huisartsenpraktijken breed aan. Op verzoek worden gespecialiseerde praktijkmanagers gedetacheerd. Echt bijzonder is de inzet van regiomanagers. Zij nemen ook de ‘zachte’ kant van de bedrijfsvoering onder de loep. Want als de neuzen niet dezelfde kant opstaan, kan bijsturen op de ‘harde’ kant tot problemen leiden.

Cohesie ontzorgt alle 105 praktijkhoudende huisartsen (53 praktijken) in Noord-Limburg. Hiervoor staan vier praktijkmanagers, twee regiomanagers en een projectmanager wijkmanagement klaar. John van Nieuwenhoven (manager teams financiën, ICT, HR en praktijkmanagement) legt uit hoe dat in z’n werk gaat. “Het begint met de regiomanagers. Bij aanvang in 2018 hebben zij bij elke praktijk een praktijkscan uitgevoerd rondom personele zaken, financiën, de interne organisatie, kwaliteit, ICT en de samenwerking met partners. Uit die quickscan volgt een advies: op welk vlak is bijsturing zinvol.”

Elke praktijk uniek

Als dit duidelijk is, kan Cohesie een passende praktijkmanager detacheren. “Ze zijn alle vier verschillend, ook in hun stijl. De een heeft een zorgachtergrond, de ander is heel goed met cijfers. Ze ondersteunen bijvoorbeeld bij de inrichting van een Spreekuur Ondersteuner Huisarts (SOH), bij de optimalisatie van telefoondiensten of bij personele werkzaamheden, zoals jaargesprekken en sollicitaties. Dit alles vanuit een integrale blik op de totale bedrijfsvoering. Sommige praktijken hebben behoefte aan structurele ondersteuning van enkele dagen per week. Andere kiezen ervoor een eigen praktijkmanager in dienst te nemen, maar maken desgewenst gebruik van onze overige dienstverlening, bijvoorbeeld op het gebied van financiën. Denk aan het opstellen van de jaarlijks begroting of monitoring via kwartaalrapportages. Elke praktijk is uniek en maakt eigen keuzes.

“Goed luisteren, respecteren, de juiste randvoorwaarden scheppen en goede voorbeelden aandragen.”

De regiomanager kan hierbij als sparringpartner een belangrijke rol vervullen. Niet alleen als het gaat over ‘harde’ zaken als de praktijkstrategie en beleidsdoelen, maar ook rondom de ‘zachte’ kant. “Het is belangrijk om te praten over de onderlinge samenwerking, over onderstromen in een maatschap of binnen teams. Dan kun je daar rekening mee houden.” Niet elke praktijk staat meteen open voor zulke gesprekken, weet Van Nieuwenhoven. “Veel huisartsen vinden dit lastig en kijken de kat uit de boom. De regiomanager kan faciliteren in het proces om die echte uitdaging boven tafel te krijgen.” Wat niet werkt, is huisartsen proberen te overtuigen. Wat wel werkt? “Goed luisteren, respecteren, de juiste randvoorwaarden scheppen en goede voorbeelden aandragen.”

Werkbeleving positiever

De aanpak van Cohesie bestaat nu drie jaar en levert tastbare resultaten op. “We doen jaarlijks een belevingsonderzoek onder alle praktijkmedewerkers. Op het gebied van werkbeleving zijn veel uitkomsten verbeterd. Steeds meer mensen geven aan dat ze energie van hun werk krijgen, dat ze de werkdruk acceptabel vinden en dat werk en privé in goede balans zijn. Ook het percentage medewerkers dat voldoende tijd heeft voor patiëntgebonden taken, is gestegen. Daar zijn we trots op.”

Het Cohesie-team heeft van zorgverzekeraar VGZ complimenten ontvangen en krijgt ook positieve signalen van huisartsen persoonlijk. “Bijvoorbeeld dat ze blij zijn dat ze zich in het weekend niet meer bezig hoeven te houden met financiën, en dat ze zich daar minder zorgen over maken.”

Tijdelijke praktijkhouder

Voor 2021 staan flink wat nieuwe activiteiten in de steigers, waaronder mogelijk een nieuw huisartsinformatiesysteem (HIS) voor de hele regio en extra aandacht voor de solistische huisarts. Daarnaast is aan Cohesie gevraagd praktijken te ondersteunen die door het ontbreken van een opvolger in de problemen komen. “Wij zorgen tijdelijk voor een praktijkhouder bedrijfsvoering, zodat waarnemers zich kunnen focussen op het dokteren. In die periode willen we een aantrekkelijke praktijk organiseren die voor jonge dokters interessant is om over te nemen.”