Digitaliseren op basis van een goed plan, samen met praktijkmensen en experts

Een belangrijke stap in elk digitaliseringsproces is het maken van een plan: het fundament voor een succesvolle uitvoering. Maar wat is er nodig voor een ‘werkend’ plan? Volgens Harrie Geboers en Jan de Boer zijn twee factoren cruciaal: de tijd nemen en mensen uit de praktijk erbij betrekken.

Leren van fouten doen we allemaal, zo ook Harrie Geboers (Voorzitter RvB Huisartsenposten Oost-Brabant). Enkele jaren geleden werd bij zijn organisatie een nieuw HR-pakket geïntroduceerd. “Een goed project met projectleiders van onszelf en de leverancier. Alles ging volgens het boekje, alle processen waren netjes ingebakken in het systeem”, blikt hij terug. “En toen kwamen we erachter dat al die processen voor onze managers en medewerkers niet werkten. Achteraf hadden we te weinig aandacht besteed aan een uitvoeringstoets.”  

“Maak het niet meteen helemaal concreet”

Neem de tijd, is dan ook een belangrijk advies van Geboers. “Maak het niet meteen helemaal concreet. Sta stil met de mensen met en voor wie je het wilt doen; wat willen jullie per se bereiken? Heeft iedereen daar hetzelfde beeld bij? Digitalisering moet altijd ondergeschikt zijn aan de patient journey.”

Praktijkmensen betrekken

De eerste lijn heeft de neiging om meteen in oplossingen te schieten, weet ook Jan de Boer (Partner bij WeDoTrust). “Even teruggaan met mensen uit de praktijk is belangrijk. En vergeet dan niet de hele bescheiden medewerkers. Al na vijf minuten kom je erachter dat juist zij heel goed weten waar de pijn zit.” Laat daarnaast externe partners aanschuiven, vervolgt hij. “Als wij een sessie organiseren, horen we graag van bijvoorbeeld het ziekenhuis en de VVT-sector wat zíj aan het doen zijn.”

En de patiënt, wordt die ook betrokken bij het maken van digitaliseringsplannen? “Bij voorkeur wel, maar dat is niet gemakkelijk”, reageert Geboers. “Je zou er als eerste een cliëntenraad bij moeten halen, eventueel ook individuele patiënten. Het gaat immers om de verbetering van patiëntenzorg.”

Vertaler en ‘Jaap op de brommer’

Zorgverleners en ICT-deskundigen spreken meestal elkaars taal niet. Dat kan tot problemen leiden. De Boer en Geboers benadrukken het belang van een ‘vertaler’: een medicus die zich verdiept heeft in ICT-terminologie. De term Chief Medical Information Officer (CMIO) valt. Hiervoor geldt: je kunt niet voor een dubbeltje op de eerste rang zitten. De Boer: “Geef iemand daar voldoende tijd voor en een goede opleiding.”

“Geef iemand daar voldoende tijd voor en een goede opleiding.”

Pas wel op dat zo’n functionaris niet opgezadeld wordt met te veel technische details, waarschuwt Geboers. De Boer heeft daar een oplossing voor: een ‘Jaap op de brommer’. “Iemand van een grotere organisatie die op aanvraag naar de praktijk komt om ICT-problemen op te lossen. Heel praktisch.”

Toch gaat het niet alleen om technologische kennis. Ook het ICT-inkooptraject vraagt om extra deskundigheid. “Een goede besturing van het geheel is daarom zó belangrijk. Dat je weet welke experts je in welke fase van het proces aan tafel moet hebben. Bijvoorbeeld om bij contractvorming met een leverancier het Service Level Agreement te beoordelen”, geeft Geboers aan. “Wat betekent het als dat SLA niet goed in elkaar steekt, wat is het risico dat je een halve dag zonder systeem zit? Daar moet je echt goed op letten. En dat geldt ook voor het intellectueel eigendom: wie kan bij de data en wat mag iemand ermee?”

AVG als ‘excuustruus’?

Het gesprek komt op de AVG. Wordt de privacywetgeving te vaak als ‘excuustruus’ gebruikt? Geboers ziet een paradox. “Wil je vooruit met digitalisering, dan is vertrouwen nodig. Tegelijkertijd wil je niet dat slimme jongens aan de haal gaan met patiëntendata. De balans zoeken is moeilijk.” Ook De Boer vindt het een ingewikkeld onderwerp. “Over informatiebeveiliging en AVG bestaan veel misverstanden. De ziekenhuizen stellen nu een gedragslijn op. Ik verwacht dat de eerste lijn dat ook gaat doen.”